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试论档案办理理论对档案数据库建造的影响

试论档案办理理论对档案数据库建造的影响

  应该说,进入21世纪,人们处于一个纸质与电子、模拟与数字共存的状况,处于传统办理向现代办理改变的过渡转型期:档案馆内部存有许多的纸质档案、缩微胶片、录音和录像带等各种载体的实体档案,档案馆新接手的档案既有各种办法的电子信息,也有许多的纸质档案。在这个特别时期,档案载体办法多元化、办理作业杂乱化、技能手法多样化、服务使用个性化成了实际的应战,而档案办理的安排和部队却很难随之更新和展开。因而,跟着档案资源和档案信息办理规划的不断扩大,档案信息的办理问题必定引起社会的高度重视,引起档案作业者考虑同一的办理思路,统筹一切载体档案的统筹办理。
  一、档案办理传统理论面对的机会
  在知识经济快速展开的今日,人们对档案材料的需求呈现出全方位、多元化、高功率的趋势,档案馆现在的单一收藏结构、有限收藏内容很难满意人们的这种需求。应战与机会并存,困难与展开同在;现代信息社会对档案办理传统理论的严峻应战,一起也意味着档案办理传统理论面对着绝佳的更新和展开机会。
  1、社会环境的巨大变化。当时我国社会安定团结、经济稳步快速展开、民主政治建造稳步推进,全社会正在坚持以人为本,全面、调和、可持续展开的科学展开观,推进物质文明、政治文明和精神文明的调和展开,尽力构建社会主义调和社会。这就为档案办理理论的更新与展开供给了较好的社会大环境。
  2、国际沟通与协作不断展开。档案办理传统理论所面对的严峻应战具有全局性、广泛性和全球性的特色,这必定会增强国际范围内的广阔档案界人士展开更新档案办理理论的紧迫感,促进他们不断进行立异性考虑与探究,不断加强区域之间、国家之间、学科之间、职业之间的沟通与协作,然后有用推进档案办理传统理论的改造。www.seunghunhome.com
  3、档案科学研讨作业日益深化。现代档案学教育层次多种多样,一起为了习惯年代和实践需求,现代档案学教育往往重视培育和造就掌握现代信本文由188bet.com联盟http://搜集收拾息技能、具有渊博办理知识的档案专业人才,这些人才较少遭到传统观念与思维等条条框框的捆绑,思维活跃,必定能促进档案学理论的展开与前进。
  4、现代信息机数飞速展开。运用现代信息技能的档案办理实践必定会逐渐堆集起许多成功的经历或许失利的经历,通过对经历和经历的概略总结、笼统提高,必定会构成习惯新的信息技能、新的网络环境的行之有用的现代档案办理的新理论。
  二、档案办理理论对档案数据库建造的影响
  1、档案分类理论对档案数据库的建造起着导向效果。
  从办理学上讲,任何办理活动,抛开其终究意图,其最根本的意图或许根本要求都是要使被办理方针有序化,档案办理的根本意图便是要使档案有序化,包含档案实体办理和信息办理的有序化。将数量巨大、内容办法杂乱多样的档案有序化的详细办法许多,但最根本的办法便是分类,即“对档案全体进行切割、区别,将其分为若干层次、小不同的部分或类别、品种、类别,然后对这些不同的部分、类别、类别等施行别离办理。
  在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到遍及认可。逻辑主义的分类思路是依据档案的一般特征作为分类规范和依据,依据严厉的办法逻辑进行区别的分类思维,比方依照保管期限、密级等进行区别。
  历史主义的分类思路是依照事物的实际存在状况与界限对事物进行区别的,着重依据事物的现状进行掌握,尽可能挨近事物的实在状况,是一种客观主义的分类思路。历史主义办法在档案实体办理范畴的详细体现便是全宗准则,在分类时首要依照档案所属的全宗进行归类。
  2、全宗准则及其理论展开。
  对档案数据库建造发挥辅导效果档案办理根本理论以为档案的实体办理有必要保护和尊重档案的实质特性,有必要选用历史主义的办法,恪守全宗准则,这一思路关于档案数据库的建造具有重要的辅导效果。
  首要,全宗准则是档案实体分类的根本办法,是人们通过理论剖析和实证研讨之后得出的名贵经历。以全宗为根本单位建造档案数据库,数据库内容反映的

 

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是一个实际的实体单位的历史记载,保证了档案数据具有一个坚实牢靠的立足点,这是单纯地依托逻辑分类办法所达不到的。
  其次,选用全宗准则辅导建造档案数据库,可以最大极限地保护档案的原始记载性。由于全宗作为一个独立安排或个人构成档案的悉数,是一个不行涣散、不行打乱混杂的有机全体,这样可以最大极限地保护和坚持档案的实质特性——原始记载性,这也是档案信息在办理安排上别出心裁、不同于图书、材料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息办理的重要东西和手法,有必要恪守这一更高的办理意图。
  3、电子文件办理理论。
  为档案数据库的未来展开供给养分电子文件办理现已成为现在档案信息化进程中不行逃避的课题。电子文件是信息化环境中事务进程和事务效果的实在记载,因而保证电子文件的实在、完好、可用具有非常重要的含义。
  电子文件生命周期理论以为,电子文件从构成到毁掉或保管是一个完好的运动进程,对电子文件生命全程的办理和监控办法应当时置到电子文件办理体系的规划之中,包含对其运动全程的状况记载。档案数据库在电子文件办理环境中怎么发挥效果,需求电子文件办理理论供给支撑。
  与传统档案进行过后办理不同,现代文件档案办理倡议的前端操控准则要求将整个文件办理进程的方针、要求、规矩等进行体系剖析,将需求在文件构成阶段完成的功用尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的规划要考虑到整个文件办理活动的需求,实时搜集需求进行前期操控的数据元素,为保证电子文件的实在牢靠、完好安全、长时刻可读供给保证。
  换言之,档案数据库不能像传统办法那样,在档案文件接纳结束、文件的实在性有案可查的情况下开端数据建造,而是要在第一时刻规划结束,随同文件生命周期进行动态盯梢,将各个环节需求记载的数据各就其位,构成一个完好的数据链条,为该文件的描绘、使用、验证、保存等供给信息。
  三、结束语
  档案办理理论在信息化布景下革新是档案作业展开的必定趋势,并在档案数据库建造中开掘其中心价值。在长时刻实践中,数据库以其共同的长处现已证明它是信息资源安排、办理、同享的最佳办法,在数据冗余度、办理功率、数据完好性操控等方面都有杰出的体现。事实上,档案数据库是各类档案信息体系正常运转的中心组件,是档案信息化不行或缺的根底作业之一。转贴于188bet.com联盟 http://www.ybask.com
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  •  更新时刻:2013-01-08 16:16:48  作者:张玉凤 [标签: 档案 数据库 规范化 理论 联络数据库 ]
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